Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.
1. Организационно-правовая документация:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• положение о структурном подразделении;
• график отпусков;
• должностные инструкции.
2. Персональная документация:
• трудовая книжка;
• личное дело;
• личная карточка работника.
3. Договорная документация:
• коллективный договор (соглашение);
• трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
• приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
• учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
• документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
Причем к локальным нормативно-правовым актам относятся:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• штатное расписание;
• положение о должностной инструкции;
• положение о защите персональных данных работников;
• положение по оплате труда;
• положения о структурных подразделениях и др.
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.
1.2. Положение об отделе кадров
Положение об отделе кадров разрабатывается начальником отдела кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и делопроизводителем на основе учредительных документов организации, документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе. Это позволяет подготовить документ, который отражает все вопросы деятельности подразделения.
Законодательно утвержденной формы положения об отделе кадров нет, поэтому каждая организация решает сама, какие вопросы в нем отражать.
Обычно положение об отделе кадров имеет следующую структуру.
1. Общие положения.
2. Цели, задачи, функции.
3. Полномочия.
4. Взаимодействие.
5. Ответственность.
6. Заключительные положения.
Рассмотрим подробнее содержание каждого раздела.
В разделе «Общие положения» указывают цели кадровой работы, полное и сокращенное название кадрового подразделения, руководство и порядок формирования его штатной структуры, документы, которые регламентируют как деятельность кадровой службы в целом, так и ее отдельных сотрудников.