Кадровый документооборот (Семенихин) - страница 3

В следующем разделе определяют цель деятельности кадровой службы и задачи, которые обеспечивают ее выполнение, а также функциональные обязанности в области кадровой работы.

В разделе «Полномочия» перечисляют права, которые предоставлены кадровой службе для достижения целей и задач своей деятельности.

Порядок сотрудничества с другими структурными подразделениями (отделами), их руководителями и сотрудниками регламентируют в разделе «Взаимодействие». Он касается вопросов получения, отдачи и выполнения распоряжений руководства организации, а также обмена документами как внутри организации, так и с другими организациями.

В разделе «Ответственность» определяют ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на него функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

В «Заключительных положениях», как правило, прописывают порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующий документ.

Положение об отделе кадров утверждается руководителем организации с проставлением даты утверждения. После утверждения положение об отделе кадров прошивается, скрепляется печатью организации и заверяется подписью руководителя организации (печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров).

Положение составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой – у руководителя организации.

Сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с положением под роспись.

Отметим, что зачеркивать и делать исправления непосредственно в тексте положения об отделе кадров категорически запрещено.

Чтобы внести в положение об отделе кадров какие-то изменения или дополнения, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. Формулировка может выглядеть следующим образом: «дополнить раздел «Ответственность» пунктом… изложив его в следующей редакции: «…». А затем подробно изложить текст дополнения или изменения.

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.