Одним из средств поддержания вовлеченности высшего руководства является постоянное информирование организации о предпринимаемых усилиях и достигнутых успехах в осуществлении инициативы BPM.
9.5.2. Наличие владельца процесса
Следующий по значимости фактор успеха – это наличие у процесса владельца. Нередко организации поручают процессную инициативу руководителю проекта, у которого недостаточно или вообще нет полномочий по отношению к процессу. Организации, успешно внедрившие управление процессами, свидетельствуют, что для управления проектами оптимизации необходим владелец процесса.
Роль владельца процесса может быть поручена определенному лицу, кросс-функциональной команде руководителей подразделений или другой управленческой структуре. Когда ответственность за успех BPM-инициативы возлагается на владельца процесса, вероятность того, что процесс оправдает заявленные ожидания, заметно возрастает.
Владельцу процесса, возможно, придется делегировать часть своих обязанностей на период до завершения изменения процесса. Возможны и другие отклонения в работе организации, но огромный эффект, достигаемый благодаря подходу к управлению процессами сверху вниз, более чем компенсирует небольшие помехи повседневной деятельности.
9.5.3. Стимулирование и вознаграждение
Успех системы управления процессами зависит от программы стимулирования, которая поощряет переход на новый процесс, изменение ролей и поведения сотрудников. Меры стимулирования должны быть основаны на целях, установленных в ходе анализа. Наибольший эффект достигается, когда они согласуются с ожиданиями клиента и корпоративной стратегией.
9.5.4. Кросс-функциональная команда
Истинный успех управления бизнес-процессами заключается в способности органично связать воедино все функции в целях удовлетворения потребностей клиента. Успех этих усилий зависит от степени вовлеченности всех функциональных групп, имеющих отношение к процессу. На этапе проектирования все ключевые стороны, принимающие решения, должны быть представлены, и они должны прийти к согласию относительно новой схемы процесса.
9.5.5. Постоянное совершенствование
Небольшие, регулярно внедряемые изменения могут обладать мощным кумулятивным эффектом – в этом заключается суть концепции постоянного совершенствования. Источником идей по оптимизации могут быть показатели процесса, исполнители, руководители, владельцы процессов и клиенты. Вдохновлять новые идеи может также прогресс в информационных технологиях.
Кроме того, при реализации BPM-инициатив надо действовать быстро. Действуя быстро и добиваясь небольших улучшений, участники сохраняют энтузиазм по отношению к проекту. Одним из ключевых преимуществ управления бизнес-процессами является маневренность, которую BPM дает организации, и эта маневренность должна быть продемонстрирована в ходе самого процесса реализации изменений.